Cuánto cuesta una reunión

Una reunión de una hora con seis personas no cuesta una hora: cuesta seis. Ponerle cifra suele cambiar la forma de convocarlas.

El coste mensual y anual de una reunión recurrente es especialmente revelador.

Se multiplican las horas de cada asistente por el coste por hora. El coste por hora debería incluir el salario bruto más cargas sociales y estructura, no sólo el neto.

El coste no es sólo el sueldo por hora

Al tiempo dentro de la sala hay que sumar la preparación, la lectura previa y, sobre todo, el coste de interrupción: retomar una tarea compleja después de una reunión lleva un rato considerable. Una reunión de una hora rara vez cuesta una hora de trabajo por persona.

Qué coste por hora usar

Lo razonable es el coste total para la empresa, no el bruto: salario más cotizaciones sociales más la parte proporcional de estructura. En muchos países esa cifra supera el bruto en más de un tercio, así que usar sólo el sueldo subestima bastante el resultado.

Para qué sirve realmente el dato

No para prohibir reuniones, sino para dimensionarlas. Ver que una reunión semanal de ocho personas cuesta al año lo que un salario completo suele bastar para revisar quién necesita estar de verdad, si media hora basta, o si un documento compartido resolvería lo mismo.

Menos gente y agenda previa

Las dos medidas con más efecto son reducir asistentes a quienes deciden o aportan, y enviar el objetivo por escrito antes. Una reunión sin agenda tiende a ocupar todo el tiempo reservado, con independencia de lo que había que tratar.